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Transformación digital para las pequeñas y medianas empresas

Por 26 octubre, 2021 diciembre 16th, 2021 No Comments

Las pequeñas y medianas empresas no tienen el poder de una gran empresa ni la agilidad de una start-up digital, pero no pueden permitirse perder la revolución. Los expertos de Baker Tilly exploran las soluciones basadas en datos para este sector crítico de la economía en nuestra serie sobre transformación digital.

A medida que el escenario de la batalla evoluciona en la revolución digital, muchas pequeñas y medianas empresas de probada eficacia se han visto atrapadas en un territorio incómodo.

La presión se ejerce desde los costados: las grandes empresas tienen la potencia de fuego necesaria para impulsar grandes transformaciones basadas en los datos, mientras que las nuevas empresas tienen la agilidad digital necesaria para infligir daños a los competidores.

Es un lugar peligroso para las PYMES establecidas, porque el camino hacia la transformación digital no está tan bien definido, aunque el desastre se avecina si deciden no hacer nada.

Las PYMES representan más del 90% de las empresas en la mayoría de los países, son responsables de hasta dos tercios del empleo y contribuyen a más del 50% del PIB (algunas estimaciones lo sitúan en el 70%).

En resumen, las PYMES no sólo contribuyen a la economía, sino que son la economía.

Para estas organizaciones, dice Adam Grainger, Director de Información de Baker Tilly International, la transformación digital debe consistir en ser adaptable y flexible frente a factores externos en constante cambio.

«No cabe duda de que las pequeñas y medianas empresas desempeñan un papel fundamental a la hora de impulsar la innovación y la competencia en sus mercados», afirma Grainger.

«Pero no tienen el poder de inversión ni la productividad de una gran organización, ni la agilidad de una empresa emergente centrada en lo digital. El problema es que las pequeñas y medianas empresas establecidas pueden parecer complacientes y menos innovadoras que la competencia. Las empresas que muestran estos rasgos son, en realidad, más propensas a estar encerradas, con poca financiación y, en última instancia, extremadamente vulnerables a un mercado presionado».

El Sr. Grainger citó algunos de los escenarios habituales en los que se escudan los líderes empresariales para enmascarar deficiencias bien conocidas.

«Muchas veces, hemos escuchado a las empresas decir que no tienen necesidad de un nuevo sitio web o de un CRM, por ejemplo, porque no es así como ganan nuevos clientes o los retienen», dice.

«Otra es que ya tienen una buena cuota de mercado local y no sienten la necesidad de alterar una fórmula ganadora, o que han conservado los servicios de empleados clave durante años. Pero las empresas que se escudan en estas excusas suelen negar la realidad de sus vulnerabilidades. Es probable que la empresa que afirma que no necesita invertir en tecnología no tenga ni idea de que los clientes potenciales y los empleados se desanimen por una mala experiencia. Las empresas que se refieren a una buena cuota de mercado local a menudo saben que corren el riesgo de los competidores de fuera de ese mercado local.

«La experiencia de los empleados que llevan mucho tiempo en la empresa puede ser un punto fuerte clave, pero también es una amenaza directa para la renovación, para ver las posibilidades futuras. La integridad personal se confunde con la estrategia de la empresa en las organizaciones con personal de larga trayectoria y se detiene la entrada de nuevas ideas, y de repente no hay conciencia sobre mejores formas de hacer el trabajo o de ganarlo.»

Empezar por el final

La transformación digital no es tan sencilla como sustituir una pieza reemplazable en la cadena de montaje de la empresa del futuro.

Pero tampoco tiene por qué ser compleja ni requerir costosas soluciones digitales.

Identificar las posibles vulnerabilidades es el primer paso para las pequeñas y medianas empresas, porque esa comprensión es la clave para potenciar el cambio.

Amanda Klein, de Baker Tilly, afirma que, al considerar una transformación digital, las organizaciones deben analizar cinco categorías clave que son fundamentales para el éxito:

– Visión y estrategia: ¿Cuál es la visión de la empresa y su estado futuro deseado?

– Datos: ¿Cómo voy a gestionar la recopilación, el uso, el almacenamiento, la transformación, el procesamiento y la disponibilidad de los datos?

– La tecnología: ¿Qué tecnología debo utilizar para obtener información?

– Personas: ¿Cuáles son las necesidades de personal de la organización para apoyar la transformación digital?

– Automatización de procesos y gobierno: ¿Cuáles son las normas que rigen el uso y la distribución de los datos y los procesos?

La transformación digital puede ayudar a las empresas a mejorar su oferta de productos o servicios, a la vez que construyen una relación más significativa con una nueva generación de clientes.

Soluciones basadas en datos

Se están desarrollando constantemente herramientas para ayudar a las pymes con soluciones rápidas y flexibles. El Sr. Grainger mencionó la inteligencia empresarial, la automatización de procesos robóticos y las plataformas de aplicaciones de bajo código como algunas de las que deberían considerarse en un replanteamiento digital.

Inteligencia empresarial (BI)

El poder de los datos está en el centro de la revolución digital y es el aumento de la organización basada en datos lo que está dominando los debates en las salas de juntas.

Las soluciones de inteligencia empresarial abarcan desde el análisis descriptivo y predictivo hasta la extracción y visualización de datos.

El BI ofrece a los directivos una visión de las tendencias y los productos respaldada por datos concretos. Cuantos más datos se pongan en común, más profunda será la comprensión de los elementos del negocio que se puede extraer, lo que permite a los líderes adaptarse a los mercados cambiantes con confianza.

«La inteligencia empresarial gobierna la estrategia de la empresa y es parte integral de la comprensión del negocio», afirma Rob McKie, socio de la firma de la red de Baker Tilly, Pitcher Partners, en Melbourne.

«Si no conoces la base de costos de tu producto, por ejemplo, ¿cómo sabes cómo ponerle precio? Si no se conoce el volumen de ventas de un determinado componente, ¿cómo se puede decidir qué vender? El BI es una necesidad para agregar datos de múltiples cuentas clave y subproveedores, y la información que se recoge mediante aplicaciones, RPAs o LCAPs debe alimentar la inteligencia empresarial. Como medio para presentar el conocimiento, una configuración de BI clara y sencilla es una fórmula ganadora».

Automatización de procesos robóticos (RPA)

Si alguna vez se ha encontrado con una tarea repetitiva tan sencilla que podría hacerla cualquiera, hay buenas noticias. Cada vez más, esas tareas pueden ser realizadas por un robot de software.

Los procesos de datos que requieren grandes volúmenes de trabajo repetitivo pueden ser candidatos ideales para la automatización, lo que suele permitir reasignar al personal a tareas más significativas.

Deepak Upadhyaya, socio y líder de asesoramiento en tecnología digital y riesgos de Baker Tilly WM en Canadá, dice que la aplicación de RPA dentro de las pequeñas y medianas empresas ha sido subestimada como una herramienta para reducir el riesgo y el esfuerzo, además de incentivar la digitalización de la entrada.

«Aunque la RPA es sólo una herramienta, y no un proyecto transformador por sí mismo, es un dispositivo habilitador en el proceso de transformación que vale su peso en oro».

Baker Tilly se asoció con una empresa sanitaria para encontrar una solución de RPA a los problemas que habían surgido entre ella y un subproveedor que ajustaba los precios con frecuencia.

«El subproveedor, la mayor de las dos empresas, no se adaptaba a las normas de administración establecidas por la PYME, y ésta no contaba con los recursos necesarios para ajustar los precios con frecuencia, lo que mermaba su margen de beneficios», afirma Upadhyaya.

«Para asegurarse de que sus precios se ajustaban a los precios fluctuantes del subproveedor, la empresa optó por sustituir su modelo de fijación de precios, en gran medida manual e infrecuente, por un script de RPA que les permitía responder inmediatamente a los ajustes de precios. Además, el script también insertaba la información sobre estas fluctuaciones en un almacén de datos para que la dirección y los equipos de ventas pudieran ver las tendencias, así como los cambios de precios agregados para productos y mercancías específicas al proporcionar presupuestos en los proyectos.»

Plataformas de aplicación de bajo código (LCAP)

Hay una aplicación para eso, como dice el refrán. Pero cuando no hay una aplicación, las empresas recurren a las plataformas de aplicaciones de bajo código para llenar el vacío.

Los procesos que no pueden resolverse con soluciones de software estándar antes requerían productos a medida, pero una LCAP ofrece potencialmente una solución más sencilla.

Los usuarios empresariales que identifican una oportunidad para optimizar un proceso a través de una aplicación pueden crearla utilizando plataformas sencillas que requieren poco o ningún conocimiento de codificación.

Lasse Rindom, Chief Digital Officer de Baker Tilly en Dinamarca, afirma que los LCAP pueden dar a cualquier persona con un smartphone acceso a aplicaciones para recopilar datos digitales para procesos clave.

«Los LCAP pueden integrar a cualquier persona en el ecosistema digital de una empresa y el aspecto de bajo código significa que es rápido de implementar y personalizar. Las investigaciones muestran que la creciente necesidad de computación en tiempo real de las aplicaciones es un factor importante que impulsa el crecimiento del mercado de software empresarial.»

Baker Tilly ha desarrollado múltiples soluciones de bajo código para diferentes clientes, con frutos de baja horquilla que a menudo se refieren a las listas de verificación de cumplimiento, la captura de datos o el control de almacenes y el reabastecimiento.

«Muchos de nuestros clientes son subproveedores de empresas más grandes que operan con altos niveles de cumplimiento en sectores como la producción de alimentos», dice el Sr. Rindom.

«Esto significa que deben ser capaces de proporcionar una prueba adecuada del procesamiento correcto en todo momento, y que su prueba debe estar asegurada. Las aplicaciones de bajo código basadas en la infraestructura de la nube garantizan la trazabilidad, reducen los errores derivados de la introducción manual con bolígrafo y eliminan el problema del desplazamiento. Para los procesos de cumplimiento, ser capaz de producir aplicaciones de bajo código rápidas y ágiles es un cambio de juego.

«En los almacenes de reposición, tener una aplicación en lugar de un papel de pedido físico aumenta la eficiencia en muchas áreas, ya que los pedidos de reposición nacen digitales y se llevan digitalmente todo el camino más allá de los subproveedores y en la contabilidad. El nacimiento digital es importante: si sus datos se originan en una fuente digital, como una app de bajo código, es posible adjuntarle otras múltiples herramientas, como RPA o inteligencia empresarial.»

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