¿El personal es más productivo cuando trabaja de forma remota? Los datos contienen las respuestas, dicen los expertos de Baker Tilly, en el cuarto artículo de nuestra serie de transformación digital.
La pérdida de productividad al permitir que el personal trabajara desde casa era un temor clave para los líderes empresariales antes de la pandemia; sin embargo, cuando el año pasado se les impuso el cambio al trabajo remoto, pocos tomaron medidas para mitigar este riesgo.
Casi las tres cuartas partes de los encuestados de una encuesta de transformación digital de las empresas de la red Baker Tilly encontraron que los propietarios de negocios consideraban que la amenaza de una menor productividad era una barrera para permitir que el personal trabajara de forma remota, solo superado por los gerentes que prefieren trabajar cara a cara con personal, nominado por el 83,3% de los encuestados.
El hallazgo forma parte de un perfil de empresas y su adopción de herramientas de transformación digital durante los últimos 18 meses, algunas voluntariamente, otras por necesidad.
Para muchos dueños de negocios, el trabajo remoto fue el cambio más grande.
Antes de la pandemia, la proporción de trabajadores que trabajaban con frecuencia desde casa era pequeña.
En la Unión Europea, solo el 5,4% de los trabajadores solían trabajar desde casa en 2019, y los que “a veces” lo hacían eran menos del 10%.
Cifras similares fueron el caso en los EE. UU., Con datos que sugieren que solo el 7% de los trabajadores antes de la pandemia podrían trabajar regularmente desde casa.
Claramente, esto cambió con la pandemia, pero las preocupaciones que habían llevado a una aceptación tan baja de las opciones de trabajo remoto siguen sin abordarse, según la encuesta de expertos en transformación digital de Baker Tilly.
La encuesta encontró que solo el 36% de los clientes estaban usando tecnología para rastrear la productividad o monitorear al personal mientras trabajan de forma remota, una medida que podría abordar los temores sobre la disminución de la producción o la pérdida de tiempo.
Las principales razones dadas incluyen el seguimiento que no es una prioridad de gestión o inversión, la idea de supervisar al personal que no encaja con su cultura o simplemente los dueños de negocios y los líderes que no están seguros de por dónde empezar.
La ausencia de herramientas analíticas o datos confiables dificulta la evaluación de si la productividad realmente es un problema, y no siempre se puede medir por los ingresos, dice Kim Wylam, socio gerente de Baker Tilly Vantagen, una práctica especializada en recursos humanos con sede en los Estados Unidos.
“Hemos escuchado mucho, ‘cuando la pandemia termine, volveremos a trabajar de la manera anterior, porque no éramos tan productivos trabajando de forma remota’”, dice.
Por el contrario, hemos escuchado también: “He sido mucho más productivo trabajando desde casa que en la oficina”. Aquí es donde las empresas deberían invertir realmente en análisis para poder determinar si realmente están a punto de gestionar la productividad de alguien. Lo más probable es que, si no puede administrar la productividad de los empleados en un lugar de trabajo remoto, probablemente no estaba administrando su actividad mientras trabajaba en la oficina “.
Wylam dice que se crea un problema cuando las partes confían en la percepción en lugar de los datos.
“Tiene al empleado que cree que fue tan productivo y exitoso en la entrega de su trabajo en un entorno remoto, y ahora se le pide que regrese a la oficina y se le desafía porque no fue tan productivo”, dice.
“No tienes una métrica para respaldar esa conversación”.
El riesgo es que los empleados vean la productividad como una excusa simplemente porque el liderazgo quiere que los empleados vuelvan a la oficina, advierte.
“La falta de datos analíticos, transparencia y apoyo a la gestión del cambio sin duda hará que los empleados piensen en su futuro en la empresa”.
El diablo está en los datos
Un análisis de datos dentro de su propia firma revela la brecha entre la percepción y la realidad, dice Rob McEwan, director de servicios especializados de Baker Tilly Staples Rodway en Nueva Zelanda.
“Al ser una empresa de servicios profesionales, somos bastante buenos en el cronometraje preciso”, dice.
“Muchas personas de la empresa dijeron que eran más productivas trabajando desde casa, pero lo que encontramos fue una diferencia en el esfuerzo percibido por los empleados y el trabajo facturable real. De hecho, vimos una disminución significativa en la productividad en general. La productividad se perdió porque las personas no estaban en la oficina y trabajaban juntas. Hubo mucha adopción de nuevas tecnologías y nuevas formas de trabajar durante los períodos de encierro”, dice McEwan.
“Para aquellas personas que supervisaban al personal, tenían que ser muy deliberadas sobre su tiempo al teléfono, su tiempo en las reuniones y el control con la gente. Y cuando hicieron estas cosas, descubrieron que pasaban más tiempo haciéndolas que si tuvieran una reunión estructurada de 10 o 12 minutos en grupo por la mañana “.
Para aquellas empresas que han logrado avances en el monitoreo de la productividad, la encuesta encontró que el 59.6% usaba software de colaboración como Slack, Teams, Yammer y Basecamp.
El 21,3% utilizó software de gestión de proyectos, incluidos Asana, Monday y Trello, mientras que el 15% utilizó software de cronometraje como Toggl, Harvest o Timely.
La razón más común para implementar tales herramientas fue garantizar que el personal estuviera siendo productivo y que sus equipos estuvieran trabajando de manera eficiente, nominados por el 75% de los encuestados, mientras que la gestión de los riesgos de seguridad de los datos (40,6%) y la mejora de la puntualidad y la entrega de proyectos (34,4%) también fueron significativos.
Wylam dice que los datos de productividad permiten a los líderes empresariales analizar las cargas de trabajo y trazar con precisión dónde se gasta el tiempo y ver dónde se podría gastar mejor.
“Están empezando a cuestionar cómo es realmente la productividad”, dice.
“¿Cuántas horas al día o a la semana se requieren para ciertos proyectos o solo para la carga de trabajo? ¿Cómo puedo gestionar mejor tanto las expectativas del empleado como los resultados de la organización? Necesitamos estar más basados en resultados. Mire los proyectos que sabemos que tuvieron más éxito y luego investigue los componentes, como cuántas horas se necesitaron realmente para ese proyecto, cuántas personas había en ese equipo.
“Pero en lugar de terminar con el resultado, debemos comenzar con el resultado. Es poner a todos en el mismo bote remando en la misma dirección hacia lo que ese resultado debe ser “.
Inteligencia artificial y productividad
Dado que los sistemas de TI se trasladan cada vez más a la nube, McEwan dice que están surgiendo tecnologías que cambiarán la forma en que se aprovechan los datos en la gestión de la productividad.
Para aquellas empresas que utilizan Microsoft Teams como herramienta de colaboración, es posible que ya tengan información de una aplicación llamada Viva. Este es el sistema de inteligencia artificial de Microsoft y está analizando cómo las personas usan el entorno de Office 365.
“Muchas empresas que no estaban en el ecosistema de Microsoft se trasladaron allí rápidamente como parte de la gestión de COVID, saliendo de las redes empresariales y entrando en la nube”, dice.
“Lo que ha hecho es darle a Microsoft la oportunidad de analizar todo sobre las personas, todo sobre sus conexiones, lo que dedican su tiempo a hacer. Como Microsoft puede ver mi calendario, conocen mis reuniones, saben con quién me estoy reuniendo, tanto dentro como fuera de la organización. Saben en qué documentos he estado trabajando y qué tipo de contenido he estado escribiendo en esos documentos.
“Pueden ver patrones en mi comportamiento. Viva creará conocimientos prácticos para los líderes empresariales basados en investigaciones reales y aplicando los hallazgos a su organización “.
Mr McEwan says this tool provides a better understanding into what teams of people are doing.
“Es una nueva capacidad para administrar equipos y productividad, pero sin usar los métodos tradicionales de medición de tiempo y asistencia que podríamos pensar”, dice.
En la actualidad, Viva brinda a los usuarios individuales la oportunidad de observar sus propios comportamientos y actividades laborales, pero también es un producto empresarial que los gerentes y ejecutivos pueden utilizar para mejorar la experiencia de los empleados y mejorar la efectividad del equipo.
“Entonces, cuando se trata de cómo medimos mejor la productividad, habrá un conjunto completamente nuevo de herramientas que crearán información valiosa en el lugar de trabajo. Esto le dirá mucho sobre lo que están haciendo los empleados “.
